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Documents classiques

Dans PowerOffice, par “Documents classiques” on entend les tables suivantes :

  • Articles
  • Offres
  • Confirmations de commande
  • Bulletin de livraison
  • Factures
  • Achats
  • Abonnements
  • Caisse

En généralPeu importe si vous êtes entrain de créer une offre ou une facture, de la recherche de l’adresse à la recherche de l’article et leur saisie, la procédure de création du document est toujours identique.

Même lorsque vous travaillez avec des grandes quantités de données, ( 100’000 adresses – 500’000 articles ) PowerOffice vous assure une saisie toujours rapide, sans ralentissement et sans erreurs.
L’adresse est confortablement recherchée en saisissant même qu’une seule partie de la combinaison des lettres qui composent la personne physique ou morale, de la même façon pour la recherche et la saisie des articles, ce qui vous épargne la recherche du code articles dans les catalogues imprimés ou sur Internet.

Chaque document peut contenir un nombre illimité d’articles et avant d’être sélectionnés, il vous montrera la quantité en stock disponible grâce à qui, en cas d’erreurs, vous permettra tout de suite de procéder à la correction du stock et d’économiser du temps et de l’effort dans le relevé de l’inventaire.

Tous les documents affichent leur état – en préparation, ouvert, fermé, etc. – et leur issue – accepté, confirmé, livré, etc. -.

Même en produisant une grande quantité de documents il est difficile pour ne pas dire presque impossible d’oublier d’envoyer un document en préparation. Dans tout type de document il est possible de saisir les conditions de vente ou d’achat depuis des confortables listes de valeurs personnalisées ou de reprendre automatiquement les conditions préalables définies pour le client ou le fournisseur.

Une fois terminé, le document peut être imprimé ou envoyé par e-mail dans la langue du client en l’accompagnent d’un texte standard, sans effort et sans rien écrire.
Pour l’impression plusieurs formats sont disponibles, certains se complètent automatiquement, d’autres librement sélectionnantes comprennent un peu tous les formats nécessaires à ceux qui travaillent avec des entreprises et des particuliers, locaux ou à l’étranger.

Chaque type de document peut être ensuite reproduit ou transformé en n’importe quel autre type de document :
si un client potentiel vous demande une offre et dans un deuxième temps l’accepte, une offre peut être transformée en une facture ou autre document en seulement deux clics et sans erreur.

N’importe quel type de donnée peut ensuite être facilement retrouvée et confortablement visualisée en différents types de listes récapitulatives.

Articles
Gestion complète des articles et des prestation y compris leur prix d’achat et de vente.

La description et le commentaire d’un article peuvent être saisies traduites en plusieurs langues pour être ensuite reprise automatiquement dans la langue du client lors de la rédaction des documents.
Permet différents calculs avec plusieurs taux de TVA, devises étrangères, rabais à l’achat, calcul du prix de vente en fonction d’un taux de marge souhaité.
À ceci on peut aussi ajouter toute sorte de frais supplémentaires comme les frais de douane par simple invocation du code douanier, frais de transport et d’assurances.
Il est possible de lier à l’article différents prix de base selon des options comme la taille, la couleur, la confection, les quantités de commande et autre.
Différentes listes sont disponibles pour une visualisation confortable des articles par quantités en stock, inventaire, confirmé, en achat.
L’importation de listes d’articles de vos fournisseurs est prévue, même si il s’agit de centaines de milliers d’articles ainsi que l’exportation de vos listes de prix pour vos clients.

Offre
L’offre est le module le plus simple et ne comprend pas de caractéristiques particulières au-delà de celles mentionnées de manière générique pour les documents classiques.

Confirmation de commande
Les confirmations de commande peuvent faire partie d’un “Ordre collectif” pour être ensuite groupées et permettre la création “d’ordres d’achat” automatiques à plusieurs fournisseurs.
Si souhaité vous pouvez afficher l’origine des articles qui les composent, fonction indispensable pour les documents qui accompagnent des marchandises qui doivent passer par la douane.

Bulletin de livraison
Pour les livraison partielles, pour chaque article il est prévu de saisir les quantités commandées et livrées.
En démarrant de la confirmation de commande, la différence entre la quantité confirmée et les quantités déjà livrées vous sera proposée et pour les livraisons à solde les quantités à livrer seront proposées automatiquement.
Pour chaque article vous pouvez saisir le poids, le volume et dans quelle coli ou conteneur il est contenu, très utile dans le cas d’envoie de plusieurs colis dans un conteneur.
Vous pouvez facturer automatiquement un groupe de bulletins pour le client ou simplement tous les bulletins pas encore facturés groupé par client.
Vous pouvez saisir les adresses de chargement et de livraison.

Factures
À chaque facture vous pouvez lier des paiements mensuels et enregistrer un paiement en plusieurs versements.
Le rappel des factures échues est entièrement automatique et peu être envoyé aussi par e-mail.
De la même façon vous pouvez rechercher et imprimer la situation des factures pour un client déterminé.

Pour la Suisse il est disponible un module pour l’impression des BVR (Bulletin de Versement avec Référence ) de couleur orange, très pratique.
Après avoir téléchargé la liste des factures payées depuis le site web de la Poste ou de la banque, permet la fermeture automatique des factures réglées, rapidement et sans erreurs.
À tout moment vous pouvez retrouver les factures par un ou plusieurs critères de recherche pour un rapide résumé qui affiche le chiffre d’affaire pour :

  • une période déterminée.
  • un client déterminé.
  • un client pour une période déterminée.
  • les factures ouvertes ou réglées.
  • les factures en devise étrangères converties en monnaie locale.

À tout moment une facture peut être réimprimée et envoyée au client avec le total du solde dû compte tenu des montants précédemment versés.
La procédure pour créer des notes de crédit ou pour annuler une facture est très simple.
Pour éviter d’enregistrer à double une facture en comptabilité vous pouvez exporter les factures pour ensuite les importer dans le programme de comptabilité
Avant la fin de l’année 2014, probablement en septembre, on aura terminé le développement du module comptable pour lequel toutes les écritures comptables pourront s’effectuer directement dans PowerOffice

Une facture peut être transformée en document de caisse pour l’impression du ticket de caisse.

Achats
Pour chaque article d’un achat il est possible de indiquer un délai de livraison différent.
Au moment de l’impression de la commande, un enregistrement est créé dans la table Créditeurs très utile pour planifier et quantifier les paiements à verser et qui peut également être exportée vers la comptabilité.
À la livraison de la marchandise vous pouvez enregistrer les entrées au dépôt de manière automatique et si souhaité mettre à jour le stock.
À tout moment un article peut être facilement retrouvé sur la base de la date de livraison, référence du bulletin de livraison, numéro du lot et autre encore.
L’annulation de la totalité de la commande ou de un ou plusieurs articles est une procédure simple et claire pour le fournisseur qui la reçoit.
Vous pouvez saisir les adresses de livraison et de facturation.
Vous pouvez facilement retrouver les articles avec une échéance à court terme ou déjà échues et imprimer des résumées  pour rappel au fournisseur.

Abonnements
Ce module est très bien structuré, complet et robuste et en mesure de gérer des abonnements cycliques dans divers secteurs, il a déjà donné d’excellents résultats dans les secteurs suivants :

  • chauffagistes
  • opticiens
  • software houses
  • services de hosting
  • services d’entretien d’installations techniques
  • locations d’espace en dépôt
  • locations de n’importe quelle objet
  • analyses chimiques

Vous pouvez saisir tous les éléments qui composent une installation, la fiche technique et les interventions effectuées
La particularité de ce module est qu’un abonnement peut être facturé automatiquement en fonction d’un cycle déterminé, le gain de temps est vraiment considérable.
Certains de nos clients nous ont confirmé être passés d’un temps de traitement de 2 semaines à 2 personnes 2 fois par année à moins de 10 minutes pour une seule personne, bien au-delà de leurs attentes..
Vu que le principe est toujours le même, sur demande d’autres secteurs pourraient être intégrés sans grand effort, il n’y a pratiquement pas de limites.

Caisse
Ce module est prévu pour tous les points de vente qui souhaitent imprimer un ticket de caisse.
Pour chaque enregistrement vous pouvez saisir le type d’encaissement et à la fin de la journée imprimer un résumé du facturé par type de paiement et, si souhaité, aussi par code de marchandise ou compte comptable.

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