Documenti classici

In PowerOffice per “Documenti classici” si intendono le seguenti tabelle :

• Articoli
• Offerte
• Conferme d’ordine
• Bollettini di consegna
• Fatture
• Acquisti ai fornitori
• Abbonamenti
• Cassa

In generale
Poco importa se state creando un’offerta o una fattura, dalla ricerca dell’indirizzo alla ricerca dell’articolo e il loro inserimento, la procedura di creazione del documento è sempre identica.
Anche lavorando con grandi quantità di dati, ( 100’000 indirizzi – 500’000 articoli ) PowerOffice vi garantisce un inserimento sempre veloce, senza rallentamenti e senza errori.
L’indirizzo viene comodamente ricercato inserendo anche solo una parte della combinazione delle lettere che compongono la persona fisica o giuridica, allo stesso modo la ricerca e l’inserimento degli articoli risparmiandovi la ricerca del codice articolo sui cataloghi cartacei o su Internet.

Ogni documento può contenere un numero illimitato di articoli e prima di essere selezionato potrà mostrarvi la quantità in stock dell’articolo per cui in caso di errori potrete subito procedere alla correzione dello stock e risparmierete tempo e fatica nel rilevamento dell’inventario.

Tutti i documenti mostrano il loro stato – in preparazione, aperto, chiuso – e il loro esito – accettato, confermato, consegnato – .

Anche producendo una grande quantità di documenti è difficile per non dire quasi impossibile dimenticare di inviare al cliente un documento in preparazione. In ogni tipo di documento è possibile inserire le condizioni di vendita o acquisto da comode liste valori personalizzate o riprendere automaticamente le condizioni pre- impostate per il cliente o fornitore.

Una volta terminato, il documento può essere stampato o inviato per e-mail nella lingua del cliente accompagnato da un testo standard, senza sforzo e senza nulla scrivere.
La stampa è disponibile in vari formati, alcuni si completano in automatico, altri liberamente selezionabili e comprendono un pò tutti i formati necessari a chi lavora con aziende e privati, locali o all’estero.

Ogni tipo di documento può essere in seguito duplicato o trasformato in qualsiasi altro tipo di documento, ad esempio :
se un potenziale cliente vi chiede un’offerta e in un secondo tempo l’accetta, un’offerta può essere trasformata in una fattura, o altro documento, in soli due clik e senza errori.

Qualsiasi tipo di dato può essere in seguito facilmente ritrovato e comodamente visualizzato in diversi tipi di liste riepilogative.

Articoli
Gestione completa di articoli e prestazioni compresa di prezzi di acquisto e vendita.
La descrizione e il commento di un articolo può essere inserita tradotta in diverse lingue e in seguito ripresa automaticamente nella lingua del cliente durante la stesura dei documenti.
Consente differenti calcoli con differenti tassi di IVA, monete estere, ribassi per l’acquisto, calcolo del prezzo di vendita in base a un tasso di margine voluto
A questi si possono aggiungere dei supplementi come costi doganali richiamabili con il loro codice doganale, costi di trasporto e assicurazioni
È possibile legare all’articolo differenti prezzi in base a delle opzioni come ad esempio la taglia, il colore, la confezione, differenti quantitativi d’ordine e quant’altro necessario
Comoda visualizzazione per articolo delle quantità in stock, confermate, acquistate o in inventario
È possibile importare le liste prezzi dei vostri fornitori come pure di esportare il vostro listino in formato Excel per i vostri clienti.

Offerta
L’offerta è il modulo più semplice e non comprende particolari caratteristiche al di fuori di quelle citate genericamente per i documenti classici.

Conferma d’ordine
Le conferme d’ordine possono fare parte di un “Ordine collettivo” per essere in seguito raggruppate e consentire la creazione di “Ordini di acquisto” automatici a più fornitori.
Se desiderato si possono mostrare le Origini degli articoli che la compongono, indispensabile per documenti con merci che devono attraversare la dogana.

Bollettino di consegna
Per le consegne parziali è possibile inserire le quantità ordinate e fornite per ogni articolo.
Partendo dalla conferma d’ordine verrà proposta la differenza fra le quantità confermate e quelle già consegnate e per la consegna a saldo le quantità da fornire sarano proposte in automatico.
Per ogni articolo è possibile inserire peso, volume e in quale pacco o container è contenuto, molto utile nel caso di spedizioni di più pacchi in un container.
È possibile fatturare in automatico un gruppo di bollettini per cliente o semplicemente tutti i bolletini aperti non ancora fatturati.
È possibile inserire sia l’indirizzo di ritiro che di fornitura.

Fatture
Per ogni fattura è possibile creare delle mensilità di pagamento e la registrazione di un pagamento è possibile in diversi versamenti.
Il richiamo delle fatture scadute è completamente automatico e può essere spedito anche che per e-mail.
Allo stesso modo è possibile ricercare e stampare la situazione fatture aperte per un determinato cliente.

Per la Svizzera è disponibile un modulo per la stampa delle PVR (polizza di versamento con riferimento) di colore arancione, molto comoda.
Dopo avere scaricato la lista delle fatture saldate dal sito della vostra Banca o Posta, consente la chiusura in automatico delle fatture saldate, in modo rapido e senza errori.
In ogni momento è possibile ritrovare le fatture per uno o più criteri di ricerca per un rapido riepilogo che mostra la cifra d’affari per :

• un periodo determinato.
• un cliente determinato.
• un cliente per un periodo determinato.
• le fatture aperte o saldate.
• le fatture in moneta estera convertite nella moneta locale.

In ogni momento una fattura può essere ristampata e rispedita al cliente con il totale del saldo dovuto tenuto conto degli importi precedentemente versati.
La procedura per creare delle note di credito o annullare una fattura è molto semplice.
Per non dovere registrare in doppio una fattura in contabilità è possibile esportare le fatture per l’importazione nel programma di contabilità.
Entro la fine del 2014, probabilmente già luglio, termineremo i lavori del modulo di contabilità per cui tutta la registrazione contabile potrà avvenire direttamente in PowerOffice.

Una fattura può essere trasformata in un documento di cassa per la stampa dello scontrino di cassa.

Acquisti
Per ogni articolo di un acquisto è possibile inserire un termine di consegna diverso.
Alla stampa dell’ordine di acquisto viene creato un record nella tabella Creditori utile per pianificare e quantificare i pagamenti e può essere esportata per la contabilità.
All’arrivo della merce si può registrare l’entrata a magazzino in modo automatico e se desiderato aggiornare lo stock.
In ogni momento un articolo potrà essere ritrovato in base alla data di entrata, numero del bollettino di consegna o numero del lotto.
L’annullamento dell’intero ordine o di uno o più articoli è una procedura semplice e chiara per il fornitore che la riceve.
È possibile inserire sia l’indirizzo di fornitura che di fatturazione.
Si possono facilmente stampare dei riepiloghi per richiamare al fornitore gli articoli con scadenza a breve o sollecitare quelli già in ritardo.

Abbonamenti
Questo modulo è molto ben strutturato, completo e solido ed è in grado di gestire abbonamenti ciclici nei settori più disparati, ha già dato ottimi risultati nei seguenti settori :

• bruciatoristi del settore riscaldamento
• ottici
• software house
• servizi di hosting
• servizi di manutenzione di installazioni tecniche
• affitto di spazi in deposito
• noleggi
• analisi chimiche

Potete inserire tutti gli elementi che compongono un’installazione, la scheda tecnica e gli interventi effettuati.
La particolarità di questo modulo è che un abbonamento può essere fatturato automaticamente in base ad un ciclo di fatturazione, il risparmio di tempo è veramente enorme.
Alcuni dei nostri clienti ci hanno confermato di essere passati da un tempo di elaborazione di 2 settimane a 2 persone 2 volte all’anno a meno di 10 minuti, ben aldilà delle loro aspettative.
Visto che il principio è sempre lo stesso, a richiesta altri settori potrebbero essere integrati senza grandi sforzi, non ci sono praticamente limiti.

Cassa
Il modulo è previsto per tutti i punti vendita che desiderano stampare uno scontrino di cassa.
Per ogni registrazione di cassa potete e registrare il tipo di incasso e al termine della giornata stampare un riepilogo del fatturato per tipo di pagamento e, se desiderato, anche per codice merceologico o conto contabile.