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Klassiche-Dokumente

In PowerOffice versteht man unter „klassischen Dokumenten“ Folgendes  Tabelle:

  • Artikel
  • Offerte
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Bestellungen
  • Abonnements
  • Kasse

Allgemeines

Egal, ob Sie nun eine Offerte oder eine Rechnung erstellen wollen, die Abläufe zur Erstellung des Dokuments, von der Adressensuche bis hin zur Artikelsuche und ihr Einsetzen, sind immer dieselben.
Auch beim Arbeiten mit grossen Datenmengen (100’000 Adressen – 500’000 Artikel) garantiert PowerOffice ein schnelles Einsetzen, ohne Verlangsamungen und Fehler.
Für ein bequemes Auffinden einer Adresse genügt es, auch nur einen Teil der Buchstabenkombination der jeweiligen natürlichen oder juristischen Person einzugeben. Dasselbe gilt für das Eingeben der Artikel, wodurch sie Zeit für die Artikelcodesuche in den Katalogen oder im Internet sparen.

Jedes Dokument kann eine unbegrenzte Anzahl an Artikeln enthalten und vor seinem Anwählen kann es ihnen die verfügbare Stückzahl des Artikels anzeigen. Bei Fehlern können Sie also sofort den Lagervorrat korrigieren und viel Zeit und Mühe beim Inventar sparen.

Aus allen Dokumenten ist ihr Zustand – in Vorbereitung, offen, abgeschlossen – und ihr Ergebnis – angenommen, bestätigt, ausgeliefert – ersichtlich.

Auch bei Erstellen einer sehr grossen Anzahl an Dokumenten ist es schwierig, um nicht zu sagen beinahe unmöglich, zu vergessen, dem Kunden ein sich in Vorbereitung befindliches Dokument zu schicken. In jedem Dokument können über individuell gestaltete Wertlisten bequem die Verkaufs- bzw. Kaufbedingungen eingegeben bzw. die für den jeweiligen Kunden oder Lieferanten voreingestellten Bedingungen automatisch übernommen werden.

Abschliessend kann das Dokument in der jeweiligen Kundensprache, problemlos ausgedruckt oder, mit einem Standardbegleittext, per E-Mail verschickt werden, ohne irgendetwas schreiben zu müssen.
Das Ausdrucken ist in verschiedenen Formaten möglichen. Einige stellen sich automatisch ein, andere sind frei anwählbar, jedoch sind mehr oder weniger alle für das Arbeiten mit privaten, lokalen oder ausländischen Unternehmen erforderlichen Formate berücksichtigt.

Jedes Dokument kann später vervielfältigt oder in irgendein anderes Dokument verwandelt werden ; zum Beispiel :
Sollte ein potenzieller Kunde ein Offerte anfordern und dieses zu einem späteren Zeitpunkt annehmen, kann die Offerte mit nur zwei Klicks und fehlerlos in eine Rechnung verwandelt werden.

Alle Arten von Daten sind auch später einfach aufzufinden und können in verschiedenen zusammenfassenden Listen bequem angezeigt werden.

Artikel
Umfassende Verwaltung von Artikeln und Dienstleistungen einschliesslich der jeweiligen Kauf- und Verkaufspreise.
Die Beschreibung eines Artikels und der zugehörige Kommentar können in verschiedene Sprachen übersetzt eingegeben und in der Folge beim Erstellen der Dokumente automatisch in der jeweiligen Kundensprache wieder aufgegriffen werden.
Ferner sind Berechnungen mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen, Währungen, Preisnachlässen sowie die Kalkulation des Verkaufspreises auf Grundlage einer gewissen gewünschten prozentualen Spanne möglich.
Ebenfalls können zusätzliche Kosten, wie mit ihren Zollcodes aufrufbare Zollgebühren, Transport- und Versicherungskosten zugefügt werden.
Es ist möglich, den Artikel nach Grösse, Farbe, Verpackung, Stückzahl und anderem an unterschiedliche Preise zu binden.
Die vorhandenen, bestätigten, gekauften oder inventarisierten Stückzahlen werden bequem nach Artikel angezeigt.

Die Preislisten Ihrer Lieferanten können importiert und Ihre Kundenpreisliste exportiert werden in Excel Format.

Offerte
Die Offerte ist das einfachste Modul und umfasst keine besonderen Merkmale, ausser den schon generell für klassische Dokumente erwähnten.

Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigungen können Teil eines „kollektiven Auftrags“ sein, um in der Folge gruppiert zu werden und die Schaffung automatischer „Kaufaufträge“ an mehrere Lieferanten zu ermöglichen.
Wahlweise kann auch die Herkunft der angebotenen Artikel angezeigt werden, wobei dies insbesondere für Dokumente mit zollpflichtigen Waren unabkömmlich ist.

Lieferschein
Bei Teillieferungen ist es möglich, für jeden Artikel die bestellten und gelieferten Stückzahlen einzugeben.
Ausgehend von der Auftragsbestätigung wird die Differenz zwischen den bestätigten Stückzahlen und den schon ausgelieferten Stückzahlen automatisch für die Restlieferung vorgeschlagen.
Für jeden Artikel kann das Gewicht, das Volumen, das Paket bzw. der Container, in dem es enthalten ist, eingegeben werden, dies ist insbesondere beim Versand mehrerer Pakete in einem Container sehr nützlich.
Es kann eine Lieferscheingruppe eines bestimmten Kunden oder es können einfach nur alle noch offenen und noch nicht fakturierten Lieferscheine automatisch fakturiert werden.
Ferner kann sowohl die Abhol- als auch Lieferadresse eingegeben werden.

Rechnungen
Für jede Rechnung ist es möglich, monatliche Zahlungen zu schaffen und die Verbuchung einer Zahlung ist auch in mehreren Überweisungen möglich.
Fällige Rechnungen werden automatisch und eventuell auch über E-Mail angezeigt.
Ebenso ist es möglich, offene Rechnungen eines bestimmten Kunden zu suchen und die jeweilige Situation auszudrucken.

Für die Schweiz gibt es ein ausgesprochen praktisches Modul für das Ausdrucken der orangen Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR).
Nach dem Herunterladen der Liste der beglichenen Rechnungen von Ihrer Bank oder Post schließt es schnell und fehlerfrei automatisch die bezahlten Rechnungen.
Es ist jederzeit möglich, die Rechnungen nach ein oder mehreren Suchkriterien aufzufinden und einen prompten Überblick Ihres Umsatzes nach folgenden Kriterien zu bekommen:

über einen bestimmten Zeitraum
für einen bestimmten Kunden
für einen Kunden in einem bestimmten Zeitraum
nach offenen oder beglichenen Rechnungen
nach Rechnungen in ausländischer Währung (in inländische Währung konvertiert)

Jede Rechnung kann jederzeit neu ausgedruckt und dem Kunden mit dem unter Berücksichtigung schon überwiesener Beträge noch ausstehenden Restbetrag geschickt werden.
Die Prozedur für das Erstellen von Gutschriften oder das Annullieren einer Rechnung ist ausgesprochen einfach.
Zur Vermeidung doppelter Verbuchungen ein und derselben Rechnung können die Rechnungen exportiert werden, um sodann in das Buchhaltungsprogramm importiert zu werden.
Bis Ende 2014, vermutlich schon im September, wird das Buchhaltungsmodul fertiggestellt sein, weshalb Verbuchungen direkt in PowerOffice getätigt werden können.
Eine Rechnung kann in ein Kassadokument umgewandelt werden, um als Kassenzettel ausgedruckt zu werden.

Bestellungen
Zu jedem gekauften Artikel kann eine andere Lieferzeit eingegeben werden.
Beim Ausdrucken des Kaufauftrags wird in der für die Buchhaltung exportierbaren Tabelle der Gläubiger ein nützlicher Record geschaffen, um die Zahlungen zu planen und zu quantifizieren.
Bei Eintreffen der Ware kann der Wareneingang automatisch registriert und, falls gewünscht, der Warenvorrat aktualisiert werden.
Die einzelnen Artikel lassen sich jederzeit nach Eingangsdatum, Lieferscheinnummer oder Warenpartienummer auffinden.
Die vollständige Annullierung eines Auftrags bzw. von ein oder mehreren Artikeln davon ist einfach und für den jeweiligen Lieferanten deutlich.
Es kann sowohl die Abhol- als auch Lieferadresse eingegeben werden.
Zusammenfassungen, um den Lieferanten an kurzfristig erwartete Artikel zu erinnern oder verspätete Artikel anzumahnen sind problemlos auszudrucken.

Abonnements
Dieses Modul ist gut strukturiert, umfassend und solide. Es kann zyklische Abonnements unterschiedlichster Sparten verwalten und hat sich schon bestens bewährt für:

  • Heizungstechniker
  • Optiker
  • Software-Häuser
  • Hosting-Dienstleistungen
  • Instandhaltung von technischen Einrichtungen
  • Lagerraumvermietung
  • Vermietungen
  • Chemische Analysen

Sie können alle Elemente einer Installation, technischen Datenblätter und getätigten Einsätze eingeben.
Die Besonderheit dieses Moduls liegt darin, dass ein Abonnement automatisch und auf Grundlage eines Fakturierungszyklus fakturiert werden kann. Die Zeiteinsparung ist wahrhaft enorm.
Einige unserer Kunden bestätigten uns, von 2 Wochen Verarbeitungszeit mit 2 Personen zweimal im Jahr auf weniger als 10 Minuten übergegangen zu sein. Dabei wurden all ihre Erwartungen weit übertroffen.
Nachdem das Prinzip immer dasselbe ist, können auf Anfrage und ohne grosse Anstrengungen auch andere Bereiche integriert werden, praktisch unbegrenzt.

Kasse
Das Modul ist für alle Verkaufspunkte vorgesehen, die einen Kassenzettel drucken möchten.
Für jede Kassabuchung können Sie die Inkassoart registrieren und am Ende des Tages eine Umsatzzusammenfassung nach Zahlungsart und, falls gewünscht, nach Warencode oder Buchhaltungskonto ausdrucken.

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